International Staffing Company Human Capital recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve), Il/elle aura pour mission d’assister son supérieur afin d’optimiser la gestion de son activité.
Principales Responsabilités
Administration :
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers;
- Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda de son supérieur;
- Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de son supérieur;
- Accueillir une clientèle;
- Filtrer des appels téléphoniques;
- Organiser le planning d’un responsable, collaborateur;
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…);
- Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour);
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.);
- Organiser des déplacements professionnels;
- Préparer et organiser des réunion;
- Saisir des documents numériques;
- Reporter à la Direction.
Ressources humaines :
- Élaborer les contrats de travail, faire le suivi administratif et assurer l’intégration des intérimaires;
- Être un appui dans le traitement de la paie;
- Suivre et vérifier les pointages en collaboration avec les superviseurs;
- Veiller au remplacement du personnel absent sur les sites dans les meilleurs délais et selon les engagements pris vis-à-vis des clients;
- Faire le suivi des congés et des absences;
- Assurer le sourcing pour les missions de recrutement en intérim;
- S’assurer de l’adhésion à temps de tous les bénéficiaires aux institutions sociales et à l’IPM.
Qualifications :
- Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment le pack Office;
- Aisance relationnelle;
- Grande agilité dans le traitement de l’information;
- Sang-froid, adaptabilité et capacité à trouver rapidement des solutions;
- Organisation et rigueur;
- Sens du service, discrétion et diplomatie;
- Sténographie;
- Méthode de classement et d’archivage;
- Modalités d’accueil;
- Techniques de prise de notes;
- Techniques de numérisation;
- Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …);
- Connaissance du droit du travail.
Qualités Personnelles :
- Sens du travail en équipe;
- Ouverture et curiosité d’esprit;
- Bonnes compétences rédactionnelles;
- Disponibilité;
- Esprit d’analyse et de synthèse;
- Organisation et rigueur;
- Créativité.
