Le poste est basé à Dakar, au Sénégal, sous la responsabilité générale du Directeur de l’Equipe d’Appui technique de l’OIT au Travail décent pour l’Afrique occidentale et Bureau de Pays pour le Sénégal, Cabo Verde, Gambie, Guinée et Guinée Bissau et sous la supervision directe du Coordonnateur national de projet, l’Assistant(e) administratif(ve) se chargera du suivi administratif et financier quotidien du projet au Sénégal.
Fonctions et responsabilités essentielles
Tâches administratives
- Participer à l’organisation et la préparation des réunions, prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l’organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ; élaborer des compte-rendu des réunions ;
- Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par le projet ;
- Faire les arrangements de voyage, les réservations d’hôtel, les demandes de visa et préparer les formulaires d’autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel du projet ;
- Préparer les correspondances, les formulaires et les justifications d’ordre administratif, attacher les informations nécessaires ; Rechercher et préparer les documents administratifs pour le superviseur pour une utilisation lors des missions officielles, des réunions spéciales et autres ; Tenir des registres de contacts importants et des listes d’adresses actualisées ;
- Maintenir un système de suivi et porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate ; Fournir au supérieur hiérarchique du projet des conseils sur les procédures administratives ; Assurer la conservation des documents officiels et fichiers du projet.
Tâches financières
- Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; Elaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers ;
- Préparer les achats sur la base des spécifications et les estimations des couts des activités prévues en conformité avec les procédures du BIT ; Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements ;
- Préparer et vérifier les pièces justificatives, assurer le suivi des paiements du projet et préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins ;
- Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires du projet, vérifier les allocations budgétaires du projet ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes ;
- Classer et archiver les documents financiers du projet et tenir à jour les dossiers et registres administratifs et financiers du projet ; Conseiller et assister le personnel du projet sur les questions financières ;
- Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur hiérarchique.
Qualifications requises
- Formation : Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en gestion, comptabilité et/ou finances, ou une autre formation dans le domaine des tertiaires.
- Expérience : Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets.
- Langues : Maitrise effective du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout.
Compétences
- Connaissance des concepts de programme et de budget et des procédures d’administration de projet et d’évaluation, ainsi que du règlement financier et des règles financières du Bureau ;
- Capacité avérée d’utiliser les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, power point et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des taches ;
- Aisance dans la communication orale et écrite ;
- Bonnes compétences de rédaction et d’analyse ;
- Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
- Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
- Avoir le sens des responsabilités et du détail ;
- Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
- Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
- Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
- Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
- Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions.
N.B. Le recrutement est conditionné par la disponibilité des fonds.
Date limite : 08 Janvier 2021.
Pour postuler à ce poste veuillez visiter jobs.ilo.org.
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